ACTA O AYUDA MEMORIA- REUNIÓN AUMENTO DEL TSM

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la Comisión que recomendó la reunión de propietarios del 13 de mayo de 2018 sobre el Aumento del TSM, presenta a ustedes los puntos tratados el 22 de mayo de 2018 con el señor Ricaurte Castrellón de Altos de Vistamares, S. A.
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AYUDA MEMORIA REUNIÓN CON ALTOS DE VISTAMARES Y COMISION DE 4 PROPIETARIOS DEL RESIDENCIAL DE MONTAÑA LOS ALTOS DE CERRO AZUL

La pequeña comisión de este Asunto Aumento del TSM – PROTESTAS, con base a los acordado en reunión de propietarios del 13 de mayo de 2018, según se acordó con Altos de Vistamares se realizó la misma el 22 de mayo, formada solamente por 4 propietarios, Diego Arango, Daniel McKenzie, Lizette Pérez de Mon e Iris de Simons , en vista que fue el número de personas que podían asistir por cupos disponibles o limitados, a pesar de que se propuso que fueran 9, es decir un propietario de cada urbanización. Acompañó a la comisión, el abogado Aristides Blanco. Estuvieron presentes por Altos de Vistamares, los señores Ricaurte Castrellón, Gabriel Correa y Rigoberto el Contador.

Siguiendo un orden y agenda del tema central, la pequeña comisión, con base a lo acordado en reunión de propietarios, en su nombre, manifestó, lo siguiente al señor Ricaurte Castrellón, Gerente de Altos de Vistamares:

1. Se refleja un deterioro del residencia en términos de la limpieza de las calles, cunetas y basura acumulada sin recoger.
2. El informe financiero sobre el manejo del pago que hacen los propietarios para servicio y mantenimiento, deja ver una situación de elevados gastos operativos y administrativos
3. Hay renglones que requieren detalles sobre gastos puntuales que se mencionaron
4. Se requiere conocer más detalles e información de la morosidad.
5. Se necesita información y explicación clara que permita concluir si los ingresos son suficientes o insuficientes.
6. Por qué no se da a conocer cuáles son los planes para el mejoramiento del residencial
7. Los propietarios quieren que el administrador llame a una reunión para dar a conocer el detalle de los ingresos y gastos del año 2017, presupuesto operativo, un informe que sustente el aumento del TSM y su plan de inversión.
8. La pequeña comisión no está facultada para aprobar ningún asunto que se presente.
9. Se hizo entrega de:

a) Carta remitida por los propietarios a Altos de Vistamares, S. A, donde se expresan que no se está de acuerdo con el aumento del TSM y no se acepta.
b) Lista de propietarios firmantes reunidos que expusieron sus puntos de vista y protestas.
c) Correos electrónicos y cartas donde constan las posiciones de los propietarios respecto al aumento del TSM.
d) Carta de la Junta Directiva Provisional del Comité Organizador de la Asociación relacionada con el aumento del TSM .

Siguiendo un orden, el Sr. Ricaurte Castrellón planteó que hay problemas sobre:

1. Comunicación con los propietarios: Se ha compartido información financiera con diferentes grupos de propietarios que han asistido a reuniones, a quienes se les ha dado información pero que no la canalizan. Se le aclaró al señor Castrellon que la divulgación de la información es responsabilidad de Altos de Vistamares, S. A. y no de los propietarios que se reúnen con él.

2. Que hay detractores de la comunicación y que la información se manda a los propietarios, pero esta es selectiva por parte de ellos.

3. Existe una situación real en cuanto a falta de flujo de caja suficiente para cubrir los pagos de manera puntual, el cual se completa en el transcurrir de períodos diferentes.

Se le manifestó que es necesario realicen todo el esfuerzo para disminuir las cuentas morosas y que establezcan una fecha de pago fija para que nosotros los propietarios paguemos dentro de ese tiempo. Esto permitiría recibir a su debido tiempo los recursos económicos para cumplir con los compromisos mensuales del pago a los proveedores y contratistas.

Entre los puntos que se fueron planteandos por la pequeña comisión, mencionó el señor Correa que el límite de inicio del Residencial, era donde están los letreros y la señora Simons mencionó que había otra referencia sobre el límite y es donde finalizan los 2 lotes del Vigía antes de los letreros.

Quedó planteado que existe un problema relacionada con la base de datos que debe actualizarse.

Se solicitó al Señor Castrellón de Vistamares enviara una circular a los propietarios suspendiendo la aplicación del aumento de los $20.00, quien indicó que iba a considerarlo, ´pero que ellos podían aplicar el aumento, a lo cual se le indicó que era contraproducente, porque aumentaría el número de propietarios morosos.

Altos de Vistamares presentó en Power Point, y explicó:

1. Cuadros sobre el flujo de caja, ingresos y gastos, egresos y pagos, otros gastos, y detalles de informaciones complementarias de gastos

2. También mostraron estadísticas relacionadas con el nivel de comportamiento de los propietarios respecto al pago del TSM y la distribución de los contratos con obligación y sin obligación, saldos de morosidad sobre las cuentas malas por urbanización en general con obligación y sin obligación.

3. Sistema contable de registro de las cuotas facturando la misma cuota igual para todos los propietarios

Como parte del análisis rápido la comisión pudo concluir y preguntó que habían hecho y cuáles fueron las gestiones de cobros realizadas que muestran un mejoramiento de la morosidad. Indicaron los colaboradores presentes de Altos de Vistamares que fue vía gestión de abogado, propietarios que vendieron por medio de ellos, gestión de trabajo diario y entre otros, el interés mostrado por algunos propietarios.

Respecto a los gastos se nos indicó que hay algunos compartidos.

Cuando se habló de puntos de interés como el Árbol El Patriarca, se indicó que esto este y otos son propiedad del Grupo Melo y están fuera del residencial, por lo que no pertenecen a los propietarios.

Como parte de los lotes del residencial, se nos indicó que son unos 1,704, de los cuales hay unos cuantos que no se han vendido y que paga la cuota de servicio y mantenimiento por cada uno.

Se hicieron varios planteamientos relacionados con registros contables muy en especial sobre el sistema de facturación de los cobros –VS- morosidad, ya que existe una norma que después de 3 meses, no se pueden mostrar como parte del activo y que el informe presentaba una mezcla de sistemas contables.

También se expuso abiertamente la cuenta de depreciación del Club y membresía, tema que indicó el Lic. Castrellón haberlo platicado con la Junta Directiva de Vistamares, porque era un problema y que se debía buscar una solución.

Quedó establecido que se requiere un presupuesto que sustente el aumento del TSM y es prioritario mejorar la gestión de cobros,

Entre los puntos de inversión necesarios que se cubre con el aumento de $20.00 del TSM, el señor Castrellón, mostró:

1. Reparación de calles bajo un sistema de levantamiento de la capa del material existente.
2. Sistema de control de entrada de los propietarios
3. Sistema de control de los visitantes
4. Cambios de letreros en las 9 urbanizaciones
5. Construcción de nuevos jardines
6. Nuevos letreros de advertencia
7. Reparación de las calles por medio de parches

Al respecto la comisión manifestó que la anterior información y explicación deben presentarla y darla a conocer a los propietarios y que para ello convoquen a una reunión de propietarios y que sean ellos los que decidan sobre cada uno de estos puntos y si desean hacer cambios.

El señor Castrellón acordó que el Contador y Gabriel Correa, procederían a enviar a la comisión de los 4 propietarios:

1. Información detallada presentada y otras necesarias, relacionada con el Informe a diciembre de 2017.

2. Presupuesto sobre el aumento de los $20.00 para el análisis correspondiente.

Castrellón indicó que la reunión la convocaría el señor Correa y el Contador presente, quienes explicarían a los propietarios lo expuesto en esta reunión y la Comisión de los 4 se comprometió a ayudar en lo que fuese necesario.

Finalizó la reunión a las 2:30 p.m.